Συνήθεις Ερωτήσεις / FAQ - Digital Pen & Paper by CubeIQ

Go to content

Main menu:

Συνήθεις Ερωτήσεις / FAQ

irForms™

Συχνές ερωτήσεις για την χρήση της ψηφιακής πένας και του ψηφιακού χαρτιού (χαρτί με υπόβαθρο Anoto)  


1. Ποια η διαφορά ψηφιακού και κανονικού χαρτιού;
Το ψηφιακό χαρτί φαίνεται και είναι σαν συνηθισμένο χαρτί. Η διαφορά έγκειται στο ειδικό σχέδιο υποβάθρου - υπόβαθρο τεχνολογίας Anoto που δίνει στο ψηφιακό χαρτί τη δυνατότητα να αποτυπώνει χειρόγραφες λέξεις και αριθμούς.

2. Η τεχνολογία ψηφιακής πένας και χαρτιού είναι καινούργια;
Η τεχνολογία του ψηφιακού χαρτιού αναπτύχθηκε από την Σουηδική Anoto το 2000. Οι ψηφιακές πένες εμφανίστηκαν για πρώτη φορά από εταιρίες όπως Logitech, Ericsson, και Nokia το 2001.

3. Πώς συγκρίνεται η ψηφιακή πένα και το χαρτί με τις αντίστοιχες ανταγωνιστικές τεχνολογίες;
Οι τεχνολογίες PDAs και laptop PC κυκλοφορούν αρκετά μεγάλο διάστημα, αλλά έχουν αποτύχει να δημιουργήσουν πραγματικό αντίκτυπο σε επιχειρηματικές εφαρμογές που εμπεριέχουν εργασίες από απόσταση. Αυτές οι επιλογές είναι ακριβές όσον αφορά το ειδικό hardware και software αλλά και την εκπαίδευση χρηστών. Αντίθετα, η ψηφιακή πένα και το χαρτί είναι μια λύση μικρότερου κόστους που απαιτεί λίγο ή και καθόλου χρόνο για εκπαίδευση.

4. Πώς λειτουργεί μια ψηφιακή πένα;
Μία ψηφιακή πένα περιέχει μελάνι και γράφει σαν κανονική πένα. Καθώς γράφει, η πένα χρησιμοποιεί μια μικροσκοπική εσωτερική κάμερα για να αποτυπώνει και να αναλύει τελείες στο ψηφιακό χαρτί που περιέχονται στο ειδικό σχέδιο υποβάθρου. Αναγνωρίζοντας τα μοναδικά σχέδια τελειών, η πένα μπορεί να προσδιορίσει σε ποια σελίδα και σε ποιο σημείο της σελίδας γράφει. Η πληροφορία αποθηκεύεται σε αρχείο στη μνήμη της πένας και χρησιμοποιείται για την αναπαραγωγή του χειρογράφου μετά την αποστολή του αρχείου και την επεξεργασία του.

5. Η ψηφιακή πένα φωτογραφίζει το μελάνι στο ψηφιακό χαρτί;
Όχι. Μία ψηφιακή πένα χρησιμοποιεί εικόνες των τελειών του ειδικού σχεδίου υποβάθρου όπου γράφει για να υπολογίσει και να καταγράψει την ακριβή θέση του στην σελίδα. Δεν φωτογραφίζει το μελάνι, ούτε φωτογραφίζει το χειρόγραφο κείμενο.

6. Πώς συγκρίνεται η χρήση ψηφιακού χαρτιού και η γραφή σε ένα Tablet PC;
Το ψηφιακό χαρτί και τα Tablet PCs καθιστούν δυνατή την εισαγωγή χειρόγραφων δεδομένων. Ενώ το Tablet PC το επιτυγχάνει χρησιμοποιώντας μία γραφίδα στην οθόνη ενός φορητού υπολογιστή, το με την χρήση του ψηφιακού χαρτιού καταγράφεται το χειρόγραφο κείμενο σε κανονικό χαρτί - γεγονός που ταιριάζει σε πολλές περιπτώσεις εφαρμογών που χρησιμοποιούν έντυπες φόρμες. Και οι δυο τεχνολογίες επιτρέπουν τη γρήγορη μεταφορά και παραλαβή δεδομένων, επιβεβαιώνουν τη γνησιότητά τους (αν και το ηλεκτρονικό αντίγραφο της φυσικής υπογραφής που αποθηκεύει το Tablet PC δεν είναι νομικά κατοχυρωμένο σε πολλά κράτη) και επιτρέπουν εισαγωγή αυτών σε άλλα πληροφοριακά συστήματα. Ενώ το αισθητά ακριβότερο tablet PC διαπρέπει στη διαδραστικότητα το αισθητά χαμηλότερου  κόστους ψηφιακή πένα με τις ίδιες δυνατότητες είναι ταυτόχρονα περισσότερο οικείο και εύκολο στη χρήση.

7. Χρειάζεται να κρατάω μια ψηφιακή έντυπη φόρμα ενώ έχει ήδη χρησιμοποιηθεί;
Δεν υπάρχει καμία απαίτηση να κρατάτε μια ψηφιακή έντυπη φόρμα ενώ έχει ήδη χρησιμοποιηθεί. Όλες οι πληροφορίες που απαιτούνται για την αναπαραγωγή μιας ψηφιακής έντυπης φόρμας είναι αποθηκευμένες στην ψηφιακή πένα. Πολλοί χρήστες επιλέγουν να κρατούν τις έντυπες φόρμες στο αρχείο τους συχνά για λόγους επιθεώρησης, φορολογικής νομοθεσίας, λογιστικής, νομιμοποίησης ή / και νόμιμης υπογραφής.

8. Μπορώ να χρησιμοποιώ διπλές ή τριπλές φόρμες με το ψηφιακό χαρτί;
Ναι. Μια ψηφιακή έντυπη φόρμα χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με την ψηφιακή πένα. Διπλές ή τριπλές σελίδες που προσαρτώνται σε ψηφιακό χαρτί θα λειτουργήσουν όπως θα λειτουργούσαν και με κανονική πένα και χαρτί. Σε ορισμένες περιπτώσεις η ανάγκη για επιπλέον αντίγραφα μπορεί να μειωθεί με την χρήση της ψηφιακής πένας εφόσον ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο της φόρμας μπορεί να διανεμηθεί ή να διατηρηθεί για λόγους τήρησης αρχείου.

9. Πόσες σελίδες μπορεί να καταγράψει μία ψηφιακή πένα;
Ο αριθμός των σελίδων πληροφορίας που θα διαχειριστεί μία ψηφιακή πένα εξαρτάται από την ποσότητα χειρόγραφης πληροφορίας σε κάθε σελίδα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μία ψηφιακή πένα μπορεί να καταγράψει το λιγότερο 40 χειρόγραφες σελίδες στη μνήμη του πριν χρειαστεί μεταφορά των δεδομένων. Με σκοπό να προειδοποιήσει τον χρήστη για την κατάσταση πληρότητας της μνήμης, μία ψηφιακή πένα δονείται όταν έχει γεμίσει η μνήμη του και γίνεται προσπάθεια καταγραφής περαιτέρω χειρόγραφων δεδομένων.

10. Πόσο διαρκεί η μπαταρία μίας ψηφιακής πένας;
Εκτός από τις περιπτώσεις συνεχούς ή σχεδόν συνεχούς γραφής, οι μπαταρίες μίας ψηφιακής πένας αντέχουν τουλάχιστον μια μέρα. Η φόρτιση της μπαταρίας της πένας πραγματοποιείται με την τοποθέτησή του στη βάση του και διαρκεί μερικά λεπτά.

11. Γιατί να προτιμήσω την ψηφιακή πένα ενώ προσπαθώ να καταργήσω τη χρήση έντυπης φόρμας;
Το χαρτί έχει την θέση του, ακόμα και σε έναν κόσμο που έχει ευρέως διαδομένη την πρόσβαση στην τεχνολογία υπολογιστών. Η οικειότητα και η προσαρμοστικότητα του χαρτιού θα συνεχίσει να το καθιστά το κυρίαρχο μέσο στη συλλογή πληροφορίας. Το ψηφιακό χαρτί κάνει το χαρτί πιο εξελιγμένο αυτοματοποιώντας τον τρόπο που τα αποτυπωμένα δεδομένα παραλαμβάνονται και επεξεργάζονται, επιτρέποντας στα δεδομένα που προέρχονται από έντυπες φόρμες να μεταφερθούν αυτόματα σε πληροφοριακά συστήματα χωρίς χειρονακτική εισαγωγή. Επιπροσθέτως, υπάρχουν τομείς των επιχειρήσεων που για λόγους διαδικασίας ή για λόγους νομιμότητας πρέπει να χρησιμοποιείται χαρτί και σε αυτό το σημείο η ψηφιακή πένα και το χαρτί συνδυάζει την παραδοσιακή χρήση χαρτιού με ψηφιακή εισαγωγή δεδομένων.

12. Πώς μπορώ να λάβω την πληροφορία από την πένα;
Από τη στιγμή που μια πένα έχει χρησιμοποιηθεί στις φόρμες σας, η καταγεγραμμένη πληροφορία μπορεί να σταλεί μέσω Βluetooth ή / και GPRS σε βάση δεδομένων η οποία επεξεργάζεται τις φόρμες σας. Η εικόνες και τα δεδομένα της φόρμας αποθηκεύονται προσωρινά σε αυτή την ασφαλή βάση δεδομένων η οποία έχει σχεδιαστεί και παραχθεί ειδικά για την επεξεργασία των φορμών σας. Στην συνέχεια τα δεδομένα προωθούνται σε εσάς με βάση τις επιλογές σας. Όλη αυτή η διαδικασία μπορεί να ολοκληρωθεί μέσα σε δευτερόλεπτα.

13. Τι hardware χρειάζομαι για να χρησιμοποιήσω ψηφιακή πένα και χαρτί;
Το hardware που απαιτείται είναι μία ψηφιακή πένα, μια ψηφιακή φόρμα και ένα PC ή laptop. Σύνδεση σε intranet ή internet, ασύρματο ή ενσύρματο, προσθέτει επιπλέον οφέλη στη διαχείριση της πληροφορίας.

14. Χρειάζομαι πρόσβαση σε internet για να χρησιμοποιήσω την ψηφιακή πένα και το χαρτί;
Μερικές υπηρεσίες ψηφιακής πένας και χαρτιού χρησιμοποιούν το internet σαν βασικό μέσο επικοινωνίας, μετάδοσης πληροφορίας και πρόσβασης σε υπηρεσίες. Παρόλα αυτά, ένα τοπικό laptop ή PC και λύσεις χρήσης του εσωτερικού εταιρικού δικτύου είναι επίσης διαθέσιμες οι οποίες και δεν βασίζονται σε internet.

15. Πώς ανακτώ τα δεδομένα μου;
Τα δεδομένα μπορούν είτε να ανακτηθούν όταν ζητηθούν είτε να παραδοθούν σε εσάς βάσει προγράμματος. Μπορείτε να λάβετε τα δεδομένα σε οποιοδήποτε πρότυπο ή ειδικά σχεδιασμένο τύπο δεδομένων και μπορούν να είναι πλήρως κρυπτογραφημένα.


16. Πως μεταφέρω τα δεδομένα σε άλλα πληροφοριακά συστήματα;
Στην CubeIQ παρέχουμε μία σειρά τρόπων μεταφοράς δεδομένων από την βάση δεδομένων επεξεργασίας φορμών σε άλλα πληροφοριακά συστήματα. Στην περίπτωση που επιλέγεται ο μηχανισμός εξαγωγής και μεταφοράς δεδομένων, τα δεδομένα μπορούν να αναθεωρηθούν στην βάση δεδομένων επεξεργασίας φορμών και στην συνέχεια να μεταφερθούν με χρήση ειδικών εργαλείων εισαγωγής σε βάση (import utilities) τα οποία είναι συμβατά και λειτουργούν με Microsoft SQL Server και Microsoft Access. Εναλλακτικά, τα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν αυτόματα σε άλλα συστήματα μέσω μηχανισμών XML.

17. Τι τύπους πληροφορίας μπορώ να συλλέξω με την ψηφιακή πένα και το χαρτί;
Η ψηφιακή πένα και το χαρτί δημιουργούν μια ψηφιακή εικόνα κάθε συμπληρωμένης φόρμας για χρήση - επεξεργασία, αποθήκευση και αναπαραγωγή. Πέρα από την εικόνα της φόρμας, η ψηφιακή πένα και το χαρτί επιτρέπουν τη συλλογή και καταγραφή αλφαριθμητικών, αριθμητικών, αλφαβητικών δεδομένων, στοιχείων από λίστες και στοιχείων επιλογών (checkboxes). Οι υπογραφές, τα ελεύθερα σχέδια και τα σκαριφήματα μπορούν να αποτυπωθούν και να σταλούν ψηφιακά. Η CubeIQ μπορεί να παρέχει προηγμένες λύσεις  ενσωματώνοντας τεχνολογίες χαρτογράφηση και αποτύπωσης διαγραμμάτων και σχεδίων

18. Θα μπορεί η ψηφιακή πένα και το χαρτί να αναγνωρίσει τον τρόπο γραφής και να τον μετατρέψει σε δεδομένα;
Ναι. Η ψηφιακή πένα και το χαρτί χρησιμοποιούν τεχνολογία αναγνώρισης χειρόγράφου κειμένου για την μετατροπή αυτού σε αλφαριθμητικά και αριθμητικά δεδομένα - ψηφιοποιημένο κείμενο. Η ανασκόπηση και διόρθωση των δεδομένων μπορεί εύκολα να επιτευχθεί είτε μέσω διόρθωσης των δεδομένων επί της φόρμας (άμεση διόρθωση) είτε με την διόρθωσης των δεδομένων όταν έχουν μετατραπεί σε διορθώσιμο (ψηφιοποιημένο) κείμενο με χρήση προγράμματος επεξεργαστή κειμένου ή άλλου προγράμματος. Η CubeIQ μπορεί να παρέχει έναν αριθμό λύσεων για την διόρθωση του ψηφιοποιημένου κειμένου.

19. Τι τύπους δεδομένων υποστηρίζει η ψηφιακή πένα και το χαρτί;
Τα δεδομένα που παράγονται από την ψηφιακή πένα και το χαρτί μπορούν να παραδοθούν σε XML, SQL Server, Access, και tab delimited text (TXT) μορφή.

20. Μπορώ να εκτυπώσω μόνος μου το ψηφιακό χαρτί ή να το αποθηκεύσω στον υπολογιστή μου;
Ναι. Οι ψηφιακές φόρμες μπορούν να εκτυπωθούν από οποιοδήποτε πακέτο λογισμικού με δυνατότητες εκτύπωσης αρχείων PNG (portable network graphics) - παρόλο που πρέπει να ληφθούν υπόψη ειδικές οι προδιαγραφές εκτυπωτή και μελανιού. Η CubeIQ μπορεί να παρέχει ανταγωνιστικές υπηρεσίες εκτύπωσης φορμών για όλες τις επιχειρηματικές απαιτήσεις.

21. Υπάρχει όριο στο πλήθος των ψηφιακών φορμών που μπορώ να χρησιμοποιήσω;
Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των ψηφιακών φορμών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, ούτε υπάρχει όριο στον αριθμό των διαφορετικό τύπο φορμών που μπορείτε να υλοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε.

22. Μπορώ να δοκιμάσω την ψηφιακή πένα και το χαρτί πριν αποφασίσω να το χρησιμοποιήσω;
Ναι. Η τεχνολογία που χρησιμοποιείται από την ψηφιακή πένα και το χαρτί δίνει την δυνατότητα δοκιμαστικής χρήσης. Η CubeIQ μπορεί προγραμματίσει μια επίδειξη ώστε να αποτιμήσετε τα οφέλη από την χρήση της στην επιχείρηση σας

23. Πόσο καιρό κατά μέσο όρο λαμβάνουν χώρα οι δοκιμές της ψηφιακής πένας;
Οι περισσότερες δοκιμές της ψηφιακής πένας δεν απαιτούν περισσότερο χρόνο από μια ως δύο εβδομάδες.

24. Αυτές οι δοκιμές διεξάγονται με δικό σας κόστος;
Αν μια δοκιμαστική λειτουργία συμφωνηθεί αυτή πληρώνεται κατά κανόνα από τον πελάτη διότι με αυτό τρόπο ένας οργανισμός μπορεί να ορίσει προτεραιότητες, να διαχειριστεί τους πόρους του και να συμμετέχουν οι υπάλληλοι του ώστε να κερδίσει τα μέγιστα από την διαδικασία. Το κόστος που επιβαρύνεται ένας πελάτης για την δοκιμαστική λειτουργία του συστήματος ψηφιακής πένας και χαρτιού συνήθως αφαιρείται από μελλοντικές παραγγελίες.

25. Πώς δημιουργώ νέες ψηφιακές φόρμες αν θέλω να αντικαταστήσω τις παλιές μου φόρμες;
Η διαδικασία δημιουργίας νέας φόρμας ξεκινά από την παράδοση μιας ήδη υπάρχουσας φόρμας μαζί με ένα συνοδευτικό κείμενο με επεξήγηση των πεδίων της φόρμας και με ανάλυση των απαιτήσεων σας. Μετά την υλοποίηση και την έγκριση της πρότυπης φόρμας η οποία θα είναι αντίγραφο της τρέχουσας φόρμας που χρησιμοποιείτε  μαζί με οποιαδήποτε αλλαγή  έχετε ζητήσει, η CubeIQ θα διαχειριστεί και θα οργανώσει την εκτύπωση της φόρμας στο ψηφιακό χαρτί. Μόλις οι νέες ψηφιακές φόρμες έχουν εκτυπωθεί θα σας αποσταλθούν. Η διαδικασία της εκτύπωσης και αποστολής μπορεί να επαναληφθεί όσες φορές απαιτηθεί.

26. Πώς μπορώ να αλλάξω μια ψηφιακή φόρμα;
Οι αλλαγές σε μια ψηφιακή φόρμα θα οδηγήσουν στη δημιουργία μιας νέας φόρμας από την CubeIQ. Οι νέες φόρμες εκτυπώνονται με νέο σχέδιο υποβάθρου ώστε να αποφευχθεί πιθανή  σύγχυση με τις προηγούμενες ομάδες ψηφιακών φορμών οι οποίες διατηρούνται σε χρήση

27. Πόσο καιρό χρειάζεται για να σχεδιαστεί και να λειτουργήσει μια ψηφιακή φόρμα;
Η σχεδίαση μιας νέας ψηφιακής φόρμας ποικίλει ανάλογα με την πολυπλοκότητα της φόρμας και γι' αυτό ο χρόνος υλοποίησης υπολογίζεται κατά περίπτωση την χρονική στιγμή της παραγγελίας. Έργα υλοποίησης ψηφιακής φόρμας συνήθως ολοκληρώνονται και μέσα σε 10 εργάσιμες μέρες μετά την έγκριση της φόρμας από τον εντολέα.

28. Τι κοστίζει η χρήση ψηφιακής φόρμας;
Η CubeIQ να αποτιμήσει τις ανάγκες σας και να υπολογίσεις και το αρχικό κόστος επένδυσης και το περιοδικό κόστος λειτουργίας ενός συστήματος με χρήση ψηφιακής πένας και χαρτιού. Το τελικό κόστος επένδυσης εξαρτάται από τον αριθμό και την πολυπλοκότητα των ψηφιακών φορμών που θα υλοποιηθούν και τον αριθμό των χρηστών - ψηφιακών πενών στο σύστημα.

29. Δουλεύω σε μια μικρή επιχείρηση. Θα μου ήταν χρήσιμη η ψηφιακή πένα και το χαρτί;
Η ψηφιακή πένα και το χαρτί προσαρμόζεται άριστα στις ανάγκες μιας μικρής επιχείρησης ή ενός τμήματος, αφού υπάρχει χαμηλότερο συγκριτικά κόστος χρήσης της τεχνολογία και απαιτείται μικρότερη αρχική επένδυση σε εργαλεία, hardware και υπηρεσίες υλοποίησης. Η χρήση ψηφιακών φορμών έχει χαμηλό κόστος και σε μικρούς όγκους - αριθμούς φορμών, δίνοντας την δυνατότητα να έχετε οφέλη ακόμη και σε μικρές εφαρμογές.

30. Δουλεύω σε μια μεγάλη εταιρία. Θα μου ήταν χρήσιμη η ψηφιακή πένα και το χαρτί;
Η ψηφιακή πένα και το χαρτί έχει σημαντικά οφέλη σε μεγαλύτερους οργανισμούς. Η επένδυση έχει υψηλή και γρήγορη ανταποδοτικότητα (high return on investment - ROI) αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες διαχείρισης φορών και εισαγωγής δεδομένων σε βάσης δεδομένων ειδικά για σε φόρμες που χρησιμοποιούνται για απομακρυσμένες εργασίες. Η ψηφιακή πένα και το χαρτί έχουν υψηλή διαβαθμισημότητα και προσαρμόζεται άριστα σε εγκαταστήσεις μεγάλης κλίμακας. Το σύστημα με ψηφιακή πένα και χαρτί μπορεί εύκολα να διασυνδεθεί με το υπάρχον σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης δεδομένων (electronic document management system -EDMS) ή να διασυνδεθεί με άλλα πληροφοριακά συστήματα ή να λειτουργήσει σε αυτόνομη βάση. Η CubeIQ με την εμπειρία της σε ανάπτυξης λογισμικού και υλοποίηση συστημάτων μεγάλης κλίμακας  θα σας βοηθήσει  να απολαύσετε το μέγιστο από την επένδυση σας στην τεχνολογία ψηφιακής πένας και χαρτιού.

 
Copyright 2017. All rights reserved.
Back to content | Back to main menu